Den vanskelige medarbeidersamtalen | 4human HRM | Evolution HR

Den vanskelige medarbeidersamtalen

Den vanskelige medarbeidersamtalen


Det er et enormt potensial for å gjøre medarbeidersamtalen til det nyttige styringsverktøyet det faktisk kan være. De nedslående resultatene i mange selskap i dag, er at mange spurte har medarbeidersamtalen en gang i året. Av disse igjen er det ofte i liten eller svært liten grad at medarbeidersamtalen fører til forbedring i arbeidssituasjonen.

Å gi en forklaring på hvorfor det ofte er slik, er vanskelig. Vi ønsker heller å fokusere på å komme med innspill på hva som skal til for at disse samtalene skal bli effektive, nyttige og motiverende styringsverktøy som de kan være.

Hvis du som leder, forbereder deg nøye før medarbeidersamtalen, har du faktisk sjansen til å få en bedre arbeidssituasjon, belyse muligheter og utfordringer i jobben og skape et bedre forhold til dine ansatte. Skal man som arbeidsgiver få best mulig nytte av medarbeidernes potensial, er tydelige mål og forventninger samt jevnlige, konkrete tilbakemeldinger nøkkelen.

Løpende tilbakemeldinger på atferd og det medarbeideren selv kan gjøre noe med, har en mye større effekt enn å samle alt opp til én enkelt medarbeidersamtale i året. Det er derfor ikke bare i de konkrete situasjoner hvor man mener medarbeideren fortjener ros eller burde gjort noe annerledes at man bør ha samtaler, men også når man ellers ser at samtaler kan være nyttig. Som leder er din rolle å sette retning, forsterke ønsket atferd og bidra til korrigering av uønsket kultur eller handlinger.

I loven og tariffregelverket er det ingen spesielle reguleringer knyttet til hyppighet og innhold i medarbeidersamtaler. Imidlertid vil det å ha avholdt medarbeidersamtaler være et viktig bevismiddel for arbeidsgiver i de situasjoner hvor arbeidsgiver blir nødt til å vurdere sanksjoner, eksempelvis avslutning av arbeidsforhold. Som arbeidsgiver er det viktig å dokumentere, om ikke annet for sin egen del, innholdet i viktige samtaler. Det gjør det også enklere i etterkant å vise til at man som arbeidsgiver tidligere har gitt nødvendige tilbakemeldinger uten at medarbeideren har justert sin atferd deretter. Motiverte medarbeidere skaper bedre resultater. Utnytt ressursene til beste for virksomhet, medarbeidere og leder! Medarbeidere som i en positiv dialog opplever at virksomheten avklarer forventninger, behov og bidrag til virksomhetens resultater, oppnår økt jobbtilfredshet og høyere motivasjon.

Forberedelser og grunnlag

Lederne må motivere sine medarbeidere i forkant av medarbeidersamtalen, og si noe om hva han/hun vil oppnå med årets eller sesongens samtaler. De strategiske planene bør være kjent og gjennomgått, slik at de danner rammen rundt de individuelle samtalene og utviklingsplanene. Samtalene må planlegges i god tid og det må settes av nok tid til hver enkelt samtale, minst 1 ½ time med ”åpen ende”. Ledere bør heller ikke planlegge mer enn to samtaler per dag, da medarbeiderne fortjener en opplagt samtalepartner. Det er nyttig med et skjema til forberedelser, både for leder og medarbeider, slik at begge møter forberedt på de viktigste områdene. Samtalene må være prioritert, og det skal svært spesielle årsaker til for å forstyrre dem.

Se denne videoen - Hvordan Evolution kan hjelpe deg gjennom dine medarbeidersamtaler.

Gjennomføring

Medarbeidersamtalen skal preges av dialog, og leder er ansvarlig for å gi medarbeideren plass i samtalen. Bruk av åpne spørsmål vil sørge for at de beskjedne medarbeiderne får sin plass i samtalene og kommer på banen med innspill og synspunkter. Husk at autoritetsrespekten kan være stor, og det er ikke alle som er vant til å ha reell påvirkningskraft. Det kan også være smart å velge et annet samtalested enn lederens kontor.

En stor grad av tillit mellom leder og medarbeider vil gjøre samtalene bedre. Samtidig kan en godt gjennomført medarbeidersamtale forsterke tilliten, i og med at tillit er noe man gjør seg fortjent til over tid, både som medarbeider og leder. Når enten leder eller medarbeider er nyansatt, kan det derfor være nyttig å gjennomføre en introduksjonssamtale ganske raskt, som har mange likhetstrekk med medarbeidersamtaler, rent bortsett fra manglende historikk.

Oppfølging og videreføring

Medarbeidersamtalen må ende ut i forpliktende aktivitetsplaner, der lederne og medarbeiderne kan være ansvarlige på forskjellige punkter. Det kan handle om kompetanseutvikling, personlig utvikling eller karriereutvikling. Medarbeiderne kan gjerne skrive sine egne utviklingsplaner på bakgrunn av det de ble enige om i samtalene, som begge parter undertegner etterpå. På den måten blir medarbeiderne involvert i sine egne utviklingsplaner, og eierskapet til disse forsterkes. Aktivitetsplanene blir grunnlaget for de to – tre individuelle oppfølgingssamtalene som må gjennomføres resten av året.

HR-system og Medarbeidersamtalen

 Evolution Standard og medarbeidersamtalen

Vi håper dette er nyttige tips til deg for dine neste medarbeidersamtaler som leder. I Evolution Standard kan du sette opp fremdriftsplan, slik at du kan forberede både deg selv og dine ansatte på planlagte samtaler i god tid. Du kan sette opp varsler for når medarbeidersamtalen nærmer seg. Som leder får du en mal med sjekklister på hvordan samtalen bør holdes samt hvilke spørsmål du bør ha gått gjennom. Du får samtidig også tiltaksmal på oppfølging. Ønsker du å lese mer om Evolution Standard som et enkelt styringsverktøy for medarbeidersamtalen kan du klikke deg videre her.