Elektronisk personalsystem for en bedrift i stor vekst

Mjøs Metallvarefabrikk kan se tilbake på 2018 som sitt resultatmessig beste år noen sinne. Bedriften har lange tradisjoner med, og en bevisst strategi for å ta i bruk ny teknologi i produksjonsprosessene. Med økt vekst meldte behovet seg for et teknisk hjelpemiddel (elektronisk personalsystem) for å holde kontroll og system også i personalprosessen. Spesielt ved oppfølging og kontroll rundt dokumentasjon. Da kommer også GDPR inn i bildet.

GDPR var en katalysator for hele prosessen. Vi hadde kartlagt behovet for et elektronisk personalsystem, men nå registrerte vi at det var rett tidspunkt, sier Steinar. Han legger så til – Gjennom å implementere et personalsystem og kjøre mye av dokumentasjonen gjennom dette systemet så hjelper det oss med å operere i samsvar med GDPR og den nye personopplysningsloven.

Mjøs Metallvarefabrikk så behovet for et hjelpemiddel til ledere og behov for å effektivisere de manuelle prosessene. Mjøs så at ansattportalen kunne brukes for å gi de ansatte større mulighet til medvirkning gjennom ansvar for å sende digitale feriesøknader og egenmeldinger, kontroll og eierskap til eget fravær, men også enklere tilgang til informasjon gjennom den digitale personalhåndboken.

«Vi så mulighet for å effektivisere noen av de arbeidsoppgavene som tidligere var av mer manuell karakter for ledere og personalansvarlig.»

Mjøs fant 4human HRM gjennom nettsøk og de tok med flere andre leverandører i kartleggingsprosessen av forprosjektet. De satt opp fordeler og ulemper med alle systemene, samt målte alle systemene mot deres kravspesifikasjon til et elektronisk personalsystem og hvilke behov de ønsket å dekke.

«4human HRM scoret ikke helt i toppen på design, men hva er viktigst… Det er jo at ting funker. At løsningen er god og har gjennomprøvet funksjonalitet. Brukervennlighet, det er det som er viktig»

Steinar sier – Noen av konkurrentene til 4human satser veldig hardt på «chatboter» og AI. Dette er uten tvil et viktig satsningsområde videre, men vi måtte se på hva dere leverer i dag og hvordan dere kunne tilfredsstille våre behov med dagens funksjonalitet. Han reflekterer videre – For oss fremsto den reelle nytteverdien i dag som noe begrensa, hvertfall sånn vi analyserte det, vår virksomhet og størrelse tatt i betraktning.

Steinar sier – 4human kunne som eneste leverandør levere på alle områdene ut ifra vår kravspesifikasjon. De andre konkurrerende leverandørene som var med til siste runde kunne levere tilnærmet samme funksjonalitet, men ikke alt som en integrert del av systemet. Blant annet når det gjaldt timeregistrering. For oss var dette viktig.

Steinar reflekterer over konklusjonen ved å velge 4human «4human var konkurransedyktige på pris, kunne levere på alle områder og var jevnt over gode. Det ble ganske tydelig etterhvert at hvis vi skulle realisere effektiviseringsgevinstene trengte vi et personalsystem som kunne ta for seg alle prosessene som en integrert del av løsningen, men og med API mot vårt MPS-system.»

«Vi skal ha en strategi for implementering av de forskjellige modulene og bruke de på en god måte slik at vi kan høste nytteeffektene i samspillet mellom disse».

Mjøs Metallvarefabrikk har medarbeidere som jobber skift, og klokker inn og ut på jobber i MPS-systemet. Operatørene registrerer seg inn i dette systemet hver dag når produksjonen starter og da fant 4human en løsning som klokker den ansatte inn i timeregistreringsmodulen i 4human HRM samtidig med registreringen i MPS-systemet. Da slipper den ansatte å logge seg inn på flere plattformer og de kan bruke det systemet de allerede er kjent med fra tidligere.

Det er flere ansatte som ikke benytter MPS-systemet direkte ved arbeidstart. For disse er planen at de klokker seg inn på 4human HRM via nettbrett ved inn- og utgangene i de forskjellige produksjonsbyggene. Gjennom ansattportalen i 4human HRM får alle de ansatte da tilgang til timekonto for å kunne se blant annet fleksitid når time og planleggingsmodulene er fullt implementert.

For Steinar er det viktig at lederne oppfatter systemet som et hjelpemiddel i en travel arbeidshverdag og som vil gjøre at deres oppgaver kan løses enklere og raskere enn før. Steinar flirer litt mens han sier «Det kan alltids være utfordrende å ta i bruk nye systemer, men vi er gode på det. Vi har 154 år med erfaring. Det ligger i vårt DNA.» Han er overbevist om at når de ansatte lærer seg å ta i bruk verktøyet på en god måte vil de oppleve det som et nyttig hjelpemiddel. God introduksjon, grundig opplæring og en realistisk implementeringstakt er essensielt for å oppnå dette.

«Det kan alltids være utfordrende å ta i bruk nye systemer, men vi er gode på det. Vi har 154 år med erfaring. Det ligger i vårt DNA.»

Det er vel så viktig for Steinar å gi de ansatte en tettere oppfølging i hverdagen, slik at de føler seg ivaretatt på en bedre måte gjennom god kommunikasjon mot nærmeste leder og at informasjon er lettere tilgjengelig for hver ansatt gjennom ansattportalen. Steinar sier – Vi har hatt noen runder med de ansatte og gitt dem opplæring i bruken av ansattportalen. Jeg får fremdeles noen henvendelser fra ansatte som lurer på hvor de registrerer fravær og hvilke fraværskoder de skal bruke. Dette er bare positivt! Jeg ønsker å være tilgjengelig. Jeg tror at god tilrettelegging og gradvis implementering er nøkkelen.

Noe av fokuset til Steinar er medarbeidersamtaler, og han tror lederne og medarbeidere kommer til å oppleve hvordan bruk av medarbeidersamtalemodulen i 4human HRM kan forenkle hele prosessen rundt gjennomføringen av samtalene. Steinar sier også at medarbeidersamtaler er et område det er delte meninger om. Også ved Mjøs, som i mange andre bedrifter. For å sitere Rune Semundseth fra brukerdagene i september – “Selv om opplevelsen av medarbeidersamtalen har vært dårlig betyr ikke det at det er noe galt med medarbeidersamtalen i seg selv som verktøy.” Administrasjon, oppfølging av gjennomføring og dokumentasjon av medarbeidersamtaler vil nå bli enklere ved hjelp av funksjonaliteten i 4human HRM. Det frigjør kapasitet for lederne til å fokusere på selve samtalen.

Fokuset til Steinar nå er å forenkle og utvikle malen for samtalene, han sier – Vi har gjort noen endringer på hva som skal inn i en samtale. Og heller fokusert på at de ansatte selv i større grad kan bestemme hva samtalen skal inneholde. Videre fokuserer vi på gjennomføringen og at den blir gjennomført når den skal. – Og at vi får opp frekvensen på møtepunktene mellom ansatt og nærmeste leder, gjerne med kortere utviklingssamtaler som supplement til den årlige medarbeidersamtalen.

«Vi skal gjøre evalueringer etter hver runde og se om det er noe vi skal gjøre annerledes til neste gang, for eksempel på innhold i samtalen.»

Steinar ønsker å dra andre langsiktige nytteeffekter av det elektroniske personalsystemet, gevinster som kanskje ikke er like åpenlyse. Dette kan være redusert sykefravær og bedre jobbtilfredshet og mestring, blant annet rundt tilstedeværelse av lederne og bedre oppfølging. ­­– Viktige faktorer for en helsefremmende og utviklende arbeidsplass.

Det er en spennende tid i vente for Mjøs Metallvarefabrikk og det blir gøy å følge dere i mange år fremover!